📖 Guía para Vecinos
Sistema de Gestión de Mantenimiento - Colonia Oakland 2
🎯 Objetivo de esta guía: Aprender a usar todas las funcionalidades del sistema para gestionar tus pagos, vehículos, códigos de acceso y consultar tu estado de cuenta de manera fácil y rápida.
1️⃣ Acceso al Sistema
1
Ingresa a la página principal
Accede a https://www.coloniaoakland2.com/2026/public/ desde tu navegador web o telefono.
Verás la pantalla de bienvenida con el logo de Oakland 2 y las instrucciones.
2
Ingresa tu número de teléfono
En el formulario "Acceso para Vecinos", ingresa tu número de teléfono registrado en la colonia.
- Debe ser el mismo número que proporcionaste a la administración
- Ejemplo:
12345678
3
Verifica tu código de seguridad
Recibirás un código de verificación de 6 dígitos por WhatsApp.
- Ingresa el código en la pantalla de verificación
- El código expira en 10 minutos
- Si no lo recibes, puedes solicitar uno nuevo
💡 Consejo: Guarda el número de teléfono que usaste para registrarte.
Lo necesitarás cada vez que quieras acceder al sistema.
Si no recibes ningun codigo, es posible que el numero que tenemos registrado no es el actual, por favor registra tus datos en el siguiente formulario:
Actualizar Datos
2️⃣ Tu Dashboard (Panel Principal)
Una vez que ingreses, verás tu panel principal con accesos rápidos a todas las funcionalidades:
👤
Editar Mi Perfil
Actualiza tu información personal
🚗
Mis Vehículos
Gestiona tus vehículos registrados
📞
Códigos TeleEntry
Consulta tus códigos de acceso
📊
Estado de Cuenta
Revisa tu historial de pagos
💳
Registrar Pago
Sube tu comprobante de pago
👥
Mis Visitantes
Gestiona observaciones y lista negra
3️⃣ Mi Perfil
¿Qué puedo hacer?
✏️
Editar información personal
Puedes actualizar los siguientes datos:
- Nombre: Tu nombre completo
- Apellido: Tu apellido
- Correo electrónico: Donde recibiras notificaciones y tus recibos de pago.
- Teléfono: Tu número de contacto para ingresar al sistema y donde te podemos contactar.
⚠️ Importante: No puedes cambiar tu dirección desde aquí. Si necesitas actualizar tu dirección, contacta a la administración.
4️⃣ Mis Vehículos
Gestión de vehículos
👁️
Ver mis vehículos
Verás una tabla con todos tus vehículos registrados mostrando:
- Placa del vehículo
- Tipo (carro, moto, pickup, etc.)
- Estado (activo/inactivo)
✏️
Editar vehículos
Solo puedes editar:
- Tipo de vehículo: Cambiar entre carro, moto, pickup, etc.
- Placa: Actualizar el número de placa
Los demás campos (tags, ID de sistema) solo pueden ser modificados por la administración.
💡 Consejo: Mantén actualizada la información de tus vehículos para evitar problemas de acceso a la colonia.
5️⃣ Códigos TeleEntry
¿Qué son los códigos TeleEntry?
Los códigos TeleEntry te permiten dar acceso a tus visitas de forma remota. Cuando alguien marca tu código en el sistema de entrada, se llamará automáticamente al teléfono registrado para que puedas autorizar el ingreso.
👁️
Ver mis códigos
En esta sección verás:
- Código: Número de 4-6 dígitos que tus visitas marcarán
- Teléfono de contacto: Número al que se tiene mapeado el codigo de acceso.
- Estado: Activo o inactivo
⚠️ Importante: Solo puedes VER tus códigos. Para agregar, modificar o eliminar códigos, debes contactar a la administración por seguridad.
💡 Consejo: Comparte estos códigos únicamente con personas de confianza. Si necesitas desactivar un código, contacta inmediatamente a la administración.
6️⃣ Estado de Cuenta
Consulta tu historial de pagos
📊
Ver estado de cuenta
En esta sección puedes:
- Ver todos tus pagos del año actual
- Ver el estado de cada pago (aprobado, pendiente, rechazado)
- Consultar el monto de cada pago
- Ver la fecha de registro y aprobación
🖨️
Imprimir estado de cuenta
Puedes imprimir tu estado de cuenta haciendo clic en el botón "Imprimir".
El documento incluirá:
- Tu información personal
- Historial completo de pagos
- Estado de cada mes
📌 Códigos de colores:
- 🟢 Verde (Aprobado): Tu pago fue aprobado y registrado
- 🟡 Amarillo (Pendiente): Tu pago está en revisión
- 🔴 Rojo (Rechazado): Tu pago fue rechazado, contacta a la administración
7️⃣ Registrar Pago
Proceso paso a paso
1
Completa tus datos de vivienda
- Dirección: Selecciona tu calle del listado
- Número: Selecciona el número de tu casa
- Casa: Ingresa el número específico
- Apartamento: Si aplica, selecciona tu apartamento. Si no tienes, deja "Sin apartamento"
2
Ingresa el monto del pago
Ingresa el monto total que estás pagando en quetzales.
Ejemplo: 150.00
3
Selecciona los meses que estás pagando
Marca uno o varios meses según corresponda:
- Puedes pagar varios meses a la vez
- El monto se dividirá equitativamente entre los meses seleccionados
- Los meses ya pagados aparecerán marcados
4
Sube tu comprobante de pago
Arrastra o selecciona tu comprobante de transferencia bancaria:
- Formatos aceptados: JPG, PNG, PDF
- Tamaño máximo: 5MB
- Asegúrate que se vea claramente el monto y la fecha
5
Agrega comentarios (opcional)
Si tienes alguna aclaración sobre el pago, agrégala en el campo de comentarios.
6
Envía tu pago
Haz clic en "Registrar Pago(s)" y espera la confirmación.
Recibirás una notificación cuando tu pago sea aprobado.
💡 Consejos importantes:
- Registra tu pago lo antes posible después de realizar la transferencia
- Verifica que el monto coincida con tu comprobante
- Guarda una copia de tu comprobante
- Recibirás tu recibo oficial por correo una vez aprobado
8️⃣ Mis Visitantes
Gestión de visitantes y seguridad
En esta sección puedes ver el historial completo de todos los ingresos registrados a tu dirección, así como gestionar observaciones y reportar vehículos sospechosos.
👁️
Ver historial de visitantes
Verás una tabla con todos los ingresos registrados mostrando:
- Fecha y hora: Cuándo ingresó el vehículo
- Placa: Número de placa del vehículo
- Observaciones: Tipo de visita (delivery, trabajador, etc.)
- Estado de Lista Negra: Indicador visual si el vehículo está bloqueado
📝
Agregar observaciones a visitantes
Puedes clasificar tus visitantes para llevar un mejor control:
- Haz clic en "📝 Agregar Observación" o en el ícono de editar (✏️)
- Selecciona el tipo de visita del menú desplegable:
- Visita: Visita personal o familiar
- Delivery: Entrega de paquetes o comida
- Mensajería: Servicio de mensajería
- Trabajador: Personal de servicio (jardinero, plomero, etc.)
- Residente: Vehículo del residente
- Lo desconozco: Vehículo no identificado
- Opcionalmente, marca la casilla "Colocar esta observación en todos mis registros de la placa [XXX]" para aplicar la misma observación a todos los ingresos históricos de ese vehículo
- Haz clic en "💾 Guardar"
💡 Consejo: Si tienes un delivery frecuente (como tu vehículo personal o un trabajador regular), usa la opción de aplicar a todos los registros para clasificar automáticamente todos sus ingresos pasados y futuros.
🚫
Reportar vehículo a Lista Negra
Si identificas un vehículo sospechoso o no deseado, puedes reportarlo a la lista negra:
- En la columna "Acciones", verás el estado de lista negra del vehículo (✅ o 🚫)
- Si no está en lista negra, haz clic en "🚫 Adicionar"
- Completa el formulario:
- Placa: Se llena automáticamente
- Motivo: Explica por qué reportas este vehículo (obligatorio)
- Observaciones: Detalles adicionales (opcional)
- Fotografía: Sube evidencia del incidente (opcional)
- Haz clic en "🚫 Adicionar a Lista Negra"
Importante: Una vez agregado, el vehículo será bloqueado automáticamente en el sistema de ingresos y no podrá entrar a la colonia.
✏️
Remover vehículo de Lista Negra
Si un vehículo que reportaste ya no representa una amenaza:
- Haz clic en "✏️ Editar" en la columna de Acciones
- El sistema solo permite cambiar el estado a "Inactivo"
- Debes proporcionar observaciones obligatorias explicando por qué lo estás removiendo (mínimo 10 caracteres)
- Haz clic en "✅ Cambiar a Inactivo"
El vehículo será removido de la lista negra activa y podrá ingresar nuevamente a la colonia.
⚠️ Importante sobre Lista Negra:
- Los vehículos en lista negra son bloqueados automáticamente en el sistema de ingresos
- El guardia de seguridad verá toda la información del reporte cuando intenten ingresar
- Usa esta función responsablemente y solo para vehículos que representen una amenaza real
- Todos los cambios quedan registrados con fecha y observaciones para auditoría
📌 Indicadores visuales en la tabla:
- ✅ Verde: Vehículo NO está en lista negra (puede ingresar)
- 🚫 Rojo: Vehículo ESTÁ en lista negra (bloqueado)
- 📝 Botón azul: Agregar o editar observación
- ✏️ Ícono lápiz: Editar observación existente
❓ Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tiempo tarda en aprobarse mi pago?
Los pagos se revisan y aprueban dentro de 24-48 horas hábiles. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando sea aprobado.
¿Qué hago si olvidé mi número de teléfono registrado?
Registra tu informacion actualizada dentro del formulario del censo: Actualizar Datos
¿Puedo cambiar mi dirección en el sistema?
No, los cambios de dirección deben ser gestionados por la administración por seguridad.
¿Qué hago si mi pago fue rechazado?
Contacta a la administración para conocer el motivo del rechazo y volver a registrar el pago correctamente.
¿Puedo ver el estado de pagos de toda la colonia?
Sí, desde la página principal hay un enlace al "Estado de Cuenta Global" donde puedes ver el estado de pagos de todos los vecinos.
Si deseas ver el estado global de pagos, puedes ir al siguiente link: Estado de Cuenta Global
¿Qué pasa si agrego un vehículo a la lista negra por error?
Puedes removerlo fácilmente desde la sección "Mis Visitantes". Solo haz clic en el botón "✏️ Editar" junto al vehículo y cambia su estado a "Inactivo". Deberás proporcionar una explicación del cambio.
¿Las observaciones que agrego a mis visitantes son visibles para otros vecinos?
No, las observaciones que agregas a tus visitantes son privadas y solo tú puedes verlas. Son para tu control personal.
¿Qué sucede cuando un vehículo en lista negra intenta ingresar?
El sistema de ingresos bloqueará automáticamente el acceso y mostrará al guardia de seguridad toda la información del reporte (motivo, fecha, observaciones y fotografía si existe). El visitante deberá parquear afuera y podrá ingresar solo de manera peatonal.
¿Puedo aplicar la misma observación a todos los ingresos de un vehículo?
Sí, cuando agregas o editas una observación, puedes marcar la casilla "Colocar esta observación en todos mis registros de la placa [XXX]". Esto actualizará automáticamente todos los registros históricos de ese vehículo con la misma observación.
📞 Contacto y Soporte
Si tienes problemas o preguntas sobre el sistema, puedes contactar a la administración: